Успех и эффективность любого мероприятия в большей степени зависит от качества его подготовки, и даже самое короткое совещание только выигрывает от предварительной проработки всех деталей. Процесс подготовки к совещанию состоит из нескольких последовательных этапов:
— Определение цели, времени и места проведения совещания
— Составление приказа и плана подготовки совещания
— Составление повестки дня
— Оповещение участников
— Организационная подготовка к совещанию
— Оформление листа регистрации участников
— Оформление проекта протокола совещания
подробно каждый из этих этапов.
Указание руководителя о проведении совещания
На первом этапе сотрудник, ответственный за подготовку к совещанию, как правило это секретарь или помощник руководителя, должен выяснить: тип и цель совещания; основные вопросы, которые будут обсуждаться на встрече; регламент выступления (обычно он необходим для проблемных совещаний).
Разработка повестки дня
Повестка дня разрабатывается только после определения цели совещания. В нее необходимо включить небольшое количество вопросов, которые стоит детально обсудить на встрече. В повестку дня включают следующие данные:
- Указывается дата, место и время проведения совещания
- Содержит рассматриваемые вопросы и информацию о докладчиках
- Указывается список участников и приглашенных
Еще недавно разработанную повестку дня необходимо было составлять в печатном виде и утверждать у руководителя, но в настоящее время во многих компаниях внедрена система электронного документооборота (СЭД) и процедура согласования и утверждения проходит в электронном виде. Форму повестки дня каждая организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет ее в своей Инструкции по делопроизводству.
Оповещение участников
Способов оповещения очень много, наиболее часто используемые это
Способы оповещения:
- СЭД
- Сообщение в WhatsApp
- Заказное письмо по почте России
- Сообщение по электронная почте
- Звонок на мобильный телефон
Составление регламента совещания
В регламенте фиксируется вся информация о проведении совещания и план выступлений с указанием времени.
Организационная подготовка к совещанию
- Подготовка информационных материалов
- Обеспечение или закупка расходных материалов
- Составление плана рассадки и именных карточек
- Подготовка помещения
Оформление протокола
- Оформляется на общем бланке организации
- Оформляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016
- В течение 3-х дней после проведения совещания текст протокола конкретизируется на основании докладов участников, видео или аудиозаписей
Можно рекомендовать разные формы этого документа для разных видов совещаний: для оперативных и инструктивных – упрощенную, для проблемных – полную. В Примерах 1 и 2 показаны привычные варианты.
В плане подготовки необходимо учесть:
Подготовка и издание приказа о создании рабочей группы
Выбор места проведения делового приема
Оповещение участников, получение ответов (заявок)
Подготовка информационных
материалов, бланков и брендированной продукции
Обеспечение проживанием
Обеспечение питанием
Организация трансфера
Подготовка культурных мероприятий
Подготовка помещения:
— оборудование
— оформление
— обслуживание
Организация встречи и проводов участников делового приема
Подведение итогов делового приема
Составление протокола, рассылка материалов
Организация рабочего совещания – дело тонкое
Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/prava-i-obyazannosti/48342-organizatsiya-rabochego-soveshchaniya-delo-tonkoe/
Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.
Алгоритм проведения офлайн- и онлайн-совещаний
Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/sovremennoe-deloproizvodstvo/56391-algoritm-provedeniya-oflayn-i-onlayn-soveshchaniy/
Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.
Памятка по созыву годового общего собрания акционеров: сроки проведения и повестка дня
Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/41999-pamyatka-po-sozyvu-godovogo-obshchego-sobraniya-aktsionerov-sroki-provedeniya-i-povestka-dnya/
Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.
П
смета приказ План подготовки Оперативный Протокол Календарь Документы
Варианты брендированной продукции Шаблон
презентация Текст-выступления-1 (1)
С
Календарь Лист регистрации Оповещение участников Письмо, заявка на участие План подготовки Повестка дня Презентация пустая Презентация Приказ Проект протокола Протокол оперативного совещания Регламент Текст выступления